SDR, agencia o agentes de IA: cuánto cuesta conseguir reuniones B2B
Cuánto cuesta conseguir reuniones B2B es la pregunta que toda pyme se hace tarde: normalmente después de meses intentándolo a ratos, sin medir. Este artículo compara las cuatro formas de resolverlo (hacerlo tú, contratar un SDR, contratar una agencia o usar un sistema de agentes de IA) con sus costes orientativos y, más importante, con el criterio para elegir. Aviso de honestidad: en Vaken vendemos la cuarta opción, así que hemos escrito la comparativa de forma que se sostenga aunque no nos compres.
La métrica que permite comparar: el coste por reunión
El coste por reunión es el gasto total de un canal dividido entre las reuniones cualificadas que produce en el mismo periodo. Es la única regla que permite comparar opciones tan distintas como un salario, una cuota de agencia o una suscripción de software. Dos matices que casi todo el mundo olvida al calcularlo: el tiempo propio también es coste (el del fundador, el más caro de la empresa), y una reunión sin cualificar no cuenta (llenar la agenda de curiosos es fácil y carísimo).
Opción 1: hacerlo tú (el coste escondido)
Es donde empieza casi toda pyme: el fundador prospecta cuando hay hueco. El desembolso es cero y el coste es altísimo, porque las horas salen de la persona con más valor por hora de la empresa, y porque "cuando hay hueco" significa sin constancia, que es lo único que hace funcionar la prospección. Tiene sentido en una fase: al principio, cuando necesitas oír al mercado con tus propios oídos para afinar la oferta. Como sistema permanente, es la opción más cara disfrazada de gratis. Si aun así vas a hacerlo por tu cuenta una temporada, hazlo con método: en la guía de email en frío B2B para pymes está la infraestructura mínima para no quemar tu dominio.
Opción 2: SDR interno
Un SDR (la persona dedicada a prospectar y agendar) es la opción con más control y más aprendizaje acumulado dentro de casa. También la más cara y la más lenta en arrancar: entre salario, cargas sociales y herramientas, el coste anual de un SDR junior en España se mueve, como rango orientativo de mercado, en torno a los 30.000-40.000 euros para la empresa, con dos o tres meses de rampa hasta rendir y con el riesgo de rotación típico del puesto. Compensa cuando el volumen de reuniones que necesitas es alto y sostenido, y cuando hay alguien que pueda formarle y dirigirle. Para una primera incursión en prospección, es mucho barco.
Opción 3: agencia de prospección
La agencia arranca rápido y trae oficio. Como rango orientativo, los servicios de prospección B2B para pymes suelen moverse entre 1.000 y 3.000 euros al mes según alcance y canales. A cambio, trabajas con un equipo que reparte su atención entre varios clientes, y la curva de conocimiento de tu producto se queda en su casa, no en la tuya. Es buena opción cuando quieres resultados sin montar nada dentro y aceptas esa dependencia. Lo decimos con conocimiento de causa: Vaken nace de una agencia, y esa experiencia es exactamente lo que hemos convertido en sistema.
Opción 4: sistema de agentes de IA
La opción nueva: software que ejecuta la prospección completa (análisis de mercado, correos a medida, seguimientos, agenda) con supervisión pero sin equipo dedicado. Aquí los números son exactos porque son los nuestros: Vaken se contrata como instalación única (1.500 euros el plan de prospección por correo, 2.500 el equipo completo de 25 agentes) más un mantenimiento mensual de 499 o 999 euros, que es la operación del sistema; sin permanencia, con dos meses de mantenimiento gratis si se factura a año, y el gasto publicitario aparte. Su terreno natural es la pyme con ticket medio alto que necesita un flujo constante de reuniones sin contratar ni gestionar a nadie. Sus límites los contamos sin humo en qué hacen de verdad los agentes de IA: la llamada y el cierre siguen siendo tuyos.
Las cuatro opciones, frente a frente
| Opción | Coste orientativo | Arranque | Elígela si... |
|---|---|---|---|
| Hacerlo tú | 0 € de desembolso; horas del fundador | Inmediato, sin constancia | Estás afinando la oferta y necesitas oír al mercado |
| SDR interno | ~30.000-40.000 €/año (rango de mercado) | 2-3 meses de rampa | Necesitas volumen alto sostenido y puedes dirigirle |
| Agencia | ~1.000-3.000 €/mes (rango de mercado) | Semanas | Quieres oficio externo y aceptas la dependencia |
| Agentes de IA (Vaken) | 1.500-2.500 € instalación + 499-999 €/mes | Semanas (calentamiento de dominios) | Ticket alto, flujo constante, nadie que gestionar |
Los rangos de SDR y agencia son orientativos y varían por sector y ciudad; los de Vaken son los precios reales de nuestra página. Para pasar de rangos a tu caso, valora tus horas con la calculadora de coste de captación.
El criterio para decidir, en tres preguntas
Primera: ¿tu ticket medio paga el canal? Un cliente que te deja 5.000 euros al año soporta cualquiera de las cuatro opciones; uno de 300 euros, casi ninguna. Segunda: ¿cuántas reuniones puedes atender de verdad a la semana? De nada sirve el canal que genera veinte si solo puedes hacer cinco. Tercera: ¿tu oferta ya convence cuando consigues hablar con alguien? Si la respuesta es no, ningún canal lo arregla: primero la oferta, después el alcance.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el coste por reunión?
El gasto total del canal dividido entre las reuniones cualificadas que produce en el mismo periodo. Incluye lo que no se ve: el tiempo propio y las herramientas.
¿Es mejor un SDR o una agencia?
Depende del volumen y del control que necesites. El SDR acumula conocimiento dentro de casa pero cuesta más y tarda en rendir; la agencia arranca antes pero reparte su atención. La pregunta correcta no es cuál es mejor, sino cuál encaja con tu ticket y tu capacidad.
¿Se pueden combinar?
Sí, y es la evolución natural: un sistema de agentes generando reuniones y una persona cerrándolas. Duplicar el mismo trabajo en dos canales a la vez, en cambio, rara vez compensa en una pyme.
¿Qué incluye exactamente el precio de Vaken?
Vaken 15 (1.500 € de instalación + 499 €/mes de mantenimiento): prospección por correo completa, 15 agentes, dominios de envío propios calentados, sincronización con tu CRM e informe semanal. Vaken 25 (2.500 € de instalación + 999 €/mes de mantenimiento): todo lo anterior más anuncios en Meta y LinkedIn y el equipo de contenido. Sin permanencia; gasto publicitario y APIs de terceros aparte.
¿Cuándo no deberías contratar nada de esto?
Si el ticket no paga el canal, si no puedes atender más reuniones o si tu oferta aún no convence en las llamadas que ya tienes. Te lo diremos en la primera llamada si es tu caso: vender un sistema a quien no le va a rentar es la forma más cara de conseguir una baja.
¿Quieres el cálculo con tus números? En 20 minutos estimamos tu coste por reunión actual y qué opción encaja con tu ticket y tu capacidad. Si la respuesta es "ninguna todavía", también te lo diremos.
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